Communiquer efficacement en skype

Dans le cadre de nos activités pour Emissions Zéro, nous faisons un usage très important d’outils de communication à distance tels que emails, téléphone, SMS,... (WhatsApp, Facebook Messenger). Pour les réunions, Skype a prouvé son efficacité, et aujourd’hui aucune meilleure solution n’a encore été trouvée par le GT Informatique.

Cependant nous sommes tous témoins qu’il n’est pas facile de vivre une réunion Skype parfaite. La raison provient plus de l’usage fait par chacun que de l’outil lui-même.

Voici donc 11 conseils et bonnes pratiques afin d’améliorer votre expérience.

1. Ayez la dernière version de skype ! Avant la réunion, pas de mise à jour pendant la réunion. Une cause de problème technique est due à des réunions qui ont lieu sur des versions de skype différentes.

2. Utilisez un micro efficace. Si vos interlocuteurs se plaignent de bruits ou ne vous entendent pas assez c’est que soit ordinateur fait du bruit et que votre micro est situé à proximité, vous parlez trop loin du micro, soit votre micro est mauvais. Un micro dit “Oreillette” comme ceux des GSM est une solution à considérer. Émissions Zéro peut intervenir dans cet achat, un micro de table, un micro-casque, contacter le GT Informatique à l’adresse gtinformatique@emissions-zero.coop.

3. N’activez Skype que sur un seul appareil avant la réunion. (GSM+PC en skype ne fonctionne pas bien !)

4. Préparez votre ordinateur : branché, chargé, mis à jour, sans programme lourd en arrière-plan. Fermer les trop nombreux onglets ouverts dans votre navigateur  (Facebook est particulièrement gourmand en ressources).

5. Les bruits parasites sont transmis comme de la parole, et sont bien plus perturbants, évitez donc : bruit dans la pièce, télévision, enfant qui pleure, adulte qui parle, chats, manger, renifler, tousser, gratter, taper au clavier lourdement, déplacer des papiers…

6. Arrivez à l’heure, comme pour une réunion normale, mais encore plus lorsque la réunion n’est pas longue. Un retard de 15 minutes sur une réunion d’une heure correspond à 25% ! A noter que si vous n’êtes pas à l’avance vous serez forcément en retard. Allumez-votre ordinateur et connectez-vous 10 min à l’avance.

7. Lors de réunion avec beaucoup d’interlocuteurs, désactiver la vidéo permet d’améliorer le son.

8. Une réunion distance ne se gère pas de la même façon qu’une réunion réelle :

a. l’interlocuteur introverti qui tente de placer son point de vue ne sera pas visible lors de discussions très actives. En réel, son attitude physique permettra aux autres de lui laisser un espace de réponse. Via skype, l’animateur doit donc veiller à laisser à chacun un temps de parole.

b. Lorsque plusieurs personnes parlent en même temps, la communication devient difficile, beaucoup plus qu’en réel.

c. Signalez aux interlocuteurs de prêter attention à ces conseils et de les appliquer Si tu n’as rien à dire, tu peux te mettre en muet, ça améliore également la fluidité de la discussion.

10. Utilisez la zone messages (ou “discussion”) pour transmettre des liens, infos à conserver ou liées au sujet traité oralement ( via le bouton  )

11. Vérifiez votre “Qualité Skype”, voir l’image ci-dessous (Windows seulement)

• Vérifiez votre connexion Internet.

• Vérifiez votre webcam, votre microphone et vos haut-parleurs.

• Préfèrer un réseau cablé à un wifi.

• Voir le support de Skype pour plus d’infos

En espérant que ces conseils vous soient utiles et permettent d'améliorer vos réunions.

Le GT Organisation,
Jean et Michaël